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關于做好2021屆畢業生檔案材料歸檔工作的通知
2021-05-31 13:39   審核人:

全校各學院:

2021屆畢業生檔案發送工作即將開始,請各學院做好大學檔案材料的歸檔工作,具體內容及要求如下:

1.大學檔案材料的收集。按照各相關部門的通知,領取大學檔案材料,主要內容如下:

序號

檔案材料名稱

負責單位

檔案材料要求

1

成績單

教務處成績科

六章齊全

輔修成績單

2

學生健康檢查表

校醫院


3

《國家學生體質健康標準》證書

體育教研部


4

就業通知書(白色報到證)

招生就業處


5

獎勵材料(優秀畢業生等)

學工部


獎勵材料(優秀團員等)

團委


6


學生登記表

學工部 學籍科


畢業生登記表

兩章齊全

學籍異動材料


7

正式黨員材料

各學院

在檔案袋封皮注明“姓名”、“學號”等信息,檔案袋封口,蓋學院黨委或黨總支公章。

8

調檔函 (外校研究生)

調檔函原件上交輔導員

按調檔函完成檔案袋封面填寫或者粘貼信息要求(如有)

  2.領取空檔案袋。請各學院于6月2日上午8:30-11:30,下午1:30-4:00來檔案館領取空檔案袋和“學生檔案材料目錄”表。(領取地點:檔案館地下一層外門,聯系電話:86609260 86608301)

3.大學材料的整理和裝訂。

(1)大學材料全部領齊后,將每名學生的檔案材料匯總在一起,先左對齊,再上對齊,用訂書釘在左上角將檔案材料訂在一起(黨員材料不用訂),裝訂順序如下:(a)白色報到證(外校研究生為調檔函)(b)《國家學生體質健康標準》證書(c)成績單(d)輔修成績單(如有)(e)學生登記表(f)畢業生登記表(g)學生健康體檢表(h)獎勵材料(如有)(i)學籍異動材料(如有),裝訂后相對應地裝到每名學生的檔案袋中,整理和裝訂后的材料詳見附件1。

(2)在檔案袋正面左上方用黑色碳素筆填寫學生的姓名、學號、學院、專業、班級,填寫樣例詳見附件2。

(3)正式黨員材料不用裝在大學檔案袋中,將封口蓋章后的正式黨員材料和移交名單單獨轉交,由輔導員和檔案館負責老師核對后現場裝袋。

4.做好檔案材料詳細記錄。按照每名學生的實有材料填寫“學生檔案材料目錄”,并裝入到檔案袋中,隨檔案郵寄,填寫樣表詳見附件3(“學生檔案材料目錄”中“高中檔案”一欄不填寫,轉遞大學檔案材料合并檔案時,由輔導員和檔案館工作人員共同填寫),同時在附件4(附件4是以班級為單位的高中檔案順序名單,名單中的學生不要刪除,如果有退學、當兵、出國、轉學院、降級、留檔等特殊情況,在“備注”項標注;如有上一年降級到本班的,將學生信息填到本班中,不配檔案袋,只訂好材料,一起轉交即可)中填寫每名學生的材料明細,填寫后的表格詳見樣表附件5,轉檔時移交一式兩份材料明細表,輔導員與檔案館老師核對后簽字,雙方各自保留一份。

5.考取研究生同學的檔案的處理。考上外校研究生且收到調檔函的,將調檔函裝入檔案袋中(調檔函中如有“在檔案袋封面填寫或粘貼”等要求的,按照調檔函要求填寫或者粘貼);已考上研究生但是沒有收到調檔函的,在檔案袋上用鉛筆注明“無調檔函”,檔案暫時不能郵寄,學生收到調檔函后第一時間轉交檔案館,檔案館及時郵寄檔案;考到本校研究生的不用交調檔函,只需在檔案袋右上角用鉛筆注明“本校研**專業”即可。

6.缺少部分檔案材料的處理。檔案中缺少報到證、外校研調檔函、成績單、畢業生登記表的,在檔案袋右上角用鉛筆標出,并制定一份“遺留檔案名單”,詳見附件6。

7.轉檔。根據就業工作的總體安排,6月21日-6月30日為大學檔案材料的轉檔時間,轉檔前請提前與檔案館工作人員電話聯系,轉檔時,輔導員老師和檔案館負責老師共同完成高中和大學檔案合并。

8.轉交電子版“檔案接收地址”。各學院統計學生檔案的郵寄地址,制成電子版“檔案接收地址”Excel表格,各學院名單以班級為單位(順序不要調整)在附件4中下載、粘貼,移交時間為6月10日-18日。具體填寫內容如下:

表格填寫的具體要求:

(1)根據郵政EMS公司的要求,“檔案接收地址”、“檔案接收單位”、“檔案接收部門”、“接收部門電話”、“學生手機號碼(“學生手機號碼”必須準確,并且保證畢業后三個月內不能更換,如果更換,可以填家人的手機號碼),”五項必須全部填寫。

(2)有派遣的學生都要填寫檔案接收地址、接收單位等信息(包含留檔的學生),畢業生本人需與檔案接收單位確認檔案接收地址、接收部門、部門電話等信息。

(a)派遣到生源地的??蓞⒖几郊?,檔案館已經對部分生源地地址進行了核實,僅做參考,學生本人需再次核實檔案郵寄地址。派遣到哈爾濱市人力資源和社會保障局的,檔案館派專人送檔,學生不用核實地址和電話;派遣到***農場、***教育局的、***就業中心等,學生務必電話聯系是否可以接收檔案,如果不能接收,學生需要電話聯系生源地是否可以接收檔案,確準可接收檔案后填寫生源地的人力資源和社會保障局。

(b)簽訂“三方協議”的?!皺n案接收單位”必須是三方協議公章的單位,如果協議加蓋兩個公章,學生本人需與工作單位咨詢,具體是哪一個單位接收檔案,相應上報檔案接收單位地址;協議加蓋公章的單位不接收檔案,則派遣到生源地,“檔案接收單位”填寫生源地的人力資源和社會保障局。

(3)“檔案接收地址”與“檔案接收單位”必須一致,“檔案接收地址”必須將省、市、縣、街道、門牌號填寫齊全,如果是縣級市需要將上級所轄城市一并填寫,例如黑龍江省哈爾濱市尚志市尚志大街5號。派遣到外省市級生源地的,如果學生生源地屬于市區下的區級或者縣級的,經學生本人與當地核實可接收檔案的,檔案可以發至下一級區、縣的生源地的人力資源和社會保障局。

(4)考取外校研究生的同學,按照“調檔函”的郵寄地址填寫;應屆考取本校研究生的不必填寫地址,只需在“備注”項填寫“黑大研**專業”。

(5)學生在畢業后一個月內務必查詢檔案去向,查詢方式有兩種,一種是檔案投遞時,郵局使用11183號碼發送含有郵件編號的短信到學生手機上,學生可憑借此短信的編號在網上跟蹤查詢,另外一種是全部畢業生檔案妥投后,學生使用“學工助手”進行查詢。

填寫完的電子版檔案郵寄地址的樣表可參考附件8,學籍異動等特殊情況的在“備注”項填寫,如留檔、降級、黑大研等。

9.暫留檔案的辦理

符合以下條件的,可以向學院申請辦理暫時留檔,具體申請條件如下:

(1)已經和用人單位簽訂了就業協議,所在城市的接收材料正在審核中的。

(2)應用人單位要求,學生需領取到學位證、畢業證后才與其簽訂協議書且可派遣至該單位的。

(3)協議書正在簽署過程中尚未郵寄到學校的。

(4)考取公務員,需要改派到公務員單位的。

對暫留學校檔案的畢業生,需本人提出書面申請,填寫《黑龍江大學2021屆畢業生檔案暫留申請表》,詳見附件9,經學院學生工作主管領導簽字審批同意后,將暫留名單匯總并加蓋學院公章后上報檔案館,詳見附件10(檔案留在學校不計算工齡)。

10.學籍檔案的歸檔。學籍檔案(材料內容為成績單、輔修成績單(如有)、學籍表、學生登記表、論文評語表、畢業生登記表各一份,并按照此順序左上角粘貼)是我校永久保存的教學檔案,各學院按照學籍科規定的時間收集檔案材料,按照檔案館的歸檔要求進行整理,檔案館收集學籍檔案的時間為9月初,具體歸檔時間詳見校園網通知。

11.各學院轉檔時須準備的材料如下:

(1)大學檔案(檔案袋內含已填寫的“學生檔案材料目錄”)(按照檔案材料明細表順序排列)

(2)檔案材料明細表(一式兩份)

(3)正式黨員材料袋及名單一式兩份(檔案袋封口并加蓋學院黨委或黨總支公章)

(4)暫留檔案學生名單

(5)遺留檔案學生名單(缺少“畢業生登記表”、“調檔函”、“成績單”、“報到證”材料的)

如有不詳可致電檔案館


聯系人:楊杰 86608301

趙秀艷 86609260

                                                    


                                                     黑龍江大學檔案館

                                                   二〇二一年五月三十一日




檔案館工作人員負責相應學院發檔分工表

學院

畢業生人數

負責館員姓名

聯系方式

研究生院

2385

趙秀艷 李萍

86609260
  86604977

法學院

1287

楊杰

86608301
 
 

電子工程學院

國際文化教育學院

數據科學與技術學院

文學院

1282

原繼紅

86608654
 
 

歷史文化旅游學院

俄語學院

化學化工與材料學院

信息管理學院

建筑工程學院

新聞傳播學院

1158

陳丹

86604988
 
 

計算機軟件學院

生命科學學院

教育科學研究院

數學科學學院

哲學學院

政府管理學院

1281

張鵬

86604988
 
 

藝術學院

西語學院

機電工程學院

中俄學院

經濟與工商管理學院

1278

陳萍

86604966
 
 

水利電力學院

物理科學與技術學院

東語學院

現代農業與生態環境學院




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黑龍江大學檔案館  地址:黑龍江省哈爾濱市南崗區學府路74號
電話:0451-86608114  

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