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關于移交2019級新生檔案的通知
2019-10-09 10:05   審核人:

全校各本科學院:

移交2019級新生檔案的工作即將開始,請按照如下要求轉交檔案:

1.收集檔案,在高中檔案正面左下角用黑色碳素筆醒目填寫學生的學號,并按照以下的順序排列:學院內按照專業,專業內按照班級,班級內按照學號由小到大的順序排列。

2.如果有郵寄到我校招生辦的檔案,請于10月10日至11日到招生辦領取。(聯系人:邢美東,聯系電話:86608661,取檔地點:主樓C座202)

3.我校團委將抽出新生的《入團志愿書》和《團證》,這些材料的具體的保管方式和如何使用,請與團委聯系。其余材料全部移交檔案館,檔案館已安排相應館員負責各個學院的檔案收取工作。(見附件1)

4.在附件2下載電子版《學生檔案歸檔登記表》空表,將排列好的檔案的學生姓名和學號填到對應項中。

(1)已經從學生手中收取《入團志愿書》和《團證》,因此無需拆開高中檔案,檔案仍處于密封狀態的,在備注項中填“有檔案”即可。

(2)如果從學生檔案中抽取過《入團志愿書》和《團證》,需要拆開高中檔案,檔案處于開口狀態,此類檔案需做明細,請將檔案材料按對應的序號填在“備注”項中(材料序號見附件3),序號1-11以外的材料,將材料名稱填寫到“備注”項中,并將檔案密封。

(3)沒有任何檔案材料的在“備注”項填“無檔案”(見附件4)。

5.表格中姓名的排列順序即為轉遞檔案的排列順序。填寫完畢后用A4紙打印一式兩份,與學生檔案一齊轉至檔案館,待驗收簽字后返還學院一份,轉檔前將電子版的《學生檔案歸檔登記表》通過教務辦公網發至檔案館高赫陽(2013049)信箱中。

6.檔案轉交時,請提前與相應負責老師聯系預約轉檔時間,并從每班選派一至兩名優秀、認真、有責任心的學生協助檔案館清點入庫,轉檔時間截止到2019年11月8日。

請注意轉檔安全。未盡事宜,請與檔案館聯系,謝謝合作!

聯系人:高赫陽 86609260

 

黑龍江大學檔案館

                                             2019年10月9日

 

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